Syarat Layanan EstateOS

Syarat Layanan ini ("Syarat") mengatur penggunaan EstateOS yang disediakan oleh PT Nusantara Platform Digital, berkedudukan di Yogyakarta ("Penyedia", "kami").

1. Definisi

• Layanan: aplikasi EstateOS berbasis web di app.estateos.nusantaraplatform.com, termasuk pembaruannya.
• Pengelola: badan atau pihak pengelola kawasan yang berlangganan Layanan. Contohnya badan pengelola, developer, yayasan, perkumpulan, paguyuban, RT/RW, koperasi, atau perorangan.
• Tenant: ruang data Pengelola di dalam Layanan untuk satu kawasan. Data setiap Tenant terpisah dari Tenant lain.
• Pengguna: setiap orang yang memiliki akun di Tenant Pengelola, yaitu pengurus, staf, dan Penghuni.
• Penghuni: pemilik atau penyewa unit di kawasan Pengelola.
• Data Kawasan: seluruh data yang dimasukkan ke dalam Tenant, termasuk Data Pribadi Penghuni.
• Paket: pilihan langganan beserta harga dan batas jumlah unit, sebagaimana tercantum di estateos.nusantaraplatform.com dan di menu Langganan.
• Kebijakan Privasi: Kebijakan Privasi EstateOS di estateos.nusantaraplatform.com/privasi, yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Syarat ini.

2. Persetujuan

1. Syarat ini berlaku sejak Pengelola mendaftar, menyetujui penawaran, membayar invoice pertama, atau mulai menggunakan Layanan, mana yang lebih dahulu.
2. Orang yang mendaftarkan atau menyetujui atas nama Pengelola menyatakan berwenang mewakili Pengelola.
3. Pengguna lain (staf dan Penghuni) menggunakan Layanan berdasarkan akun yang dibuat Pengelola dan tunduk pada ketentuan penggunaan dalam Bagian 7.

3. Layanan

1. Layanan menyediakan pengelolaan unit dan penghuni, tagihan iuran, pembayaran, keuangan kawasan, keluhan, fasilitas, aset, pengumuman, dan buku tamu. Fitur dapat bertambah atau berubah seiring pembaruan Layanan.
2. Penyedia dapat mengubah fitur. Penyedia tidak akan menghapus fitur utama yang sedang dipakai Pengelola tanpa pemberitahuan sekurang-kurangnya 30 hari.
3. Layanan dijalankan di pusat data Google Cloud wilayah Jakarta.
4. Lingkungan demo (demo.app.estateos.nusantaraplatform.com) hanya untuk mencoba Layanan. Datanya dikembalikan setiap hari dan tidak boleh berisi data sungguhan.

4. Masa coba

1. Pengelola baru mendapat masa coba gratis selama 14 hari sejak Tenant aktif.
2. Selama masa coba, seluruh fitur Paket yang dipilih dapat digunakan.
3. Bila Pengelola tidak berlangganan setelah masa coba, Tenant menjadi baca-saja dan diproses sesuai Bagian 6 ayat 7.

5. Harga

1. Biaya langganan dihitung per unit hunian per bulan. Biaya bulanan adalah nilai yang lebih besar antara (a) jumlah unit × harga per unit dan (b) biaya minimum Paket.

1. Biaya minimum setara harga kawasan terkecil yang dilayani setiap Paket (±40, ±150, dan 600 unit), sehingga kawasan yang tumbuh tidak membayar lebih mahal saat pindah ke Paket berikutnya.
2. Langganan tahunan dibayar sebesar 10 bulan untuk 12 bulan Layanan.
3. Harga belum termasuk PPN bila berlaku.
4. Biaya payment gateway untuk pembayaran iuran (Bagian 8) tidak termasuk dalam biaya langganan. Biaya tersebut mengikuti ketentuan penyedia jasa pembayaran.
5. Jumlah unit yang ditagih adalah jumlah unit yang terdaftar di Tenant saat invoice dibuat.
6. Penyedia dapat mengubah harga dengan pemberitahuan sekurang-kurangnya 30 hari sebelumnya. Harga baru berlaku mulai periode langganan berikutnya.

6. Penagihan, tunggakan, dan pengakhiran langganan

1. Invoice perpanjangan dibuat 7 hari sebelum periode berakhir dan dikirim ke email Pengelola. Invoice dibayar melalui halaman pembayaran (DOKU Checkout) atau transfer ke rekening Penyedia yang tercantum pada invoice.
2. Naik Paket atau penambahan unit berlaku segera. Selisih biaya untuk sisa periode dihitung secara prorata.
3. Turun Paket berlaku mulai periode berikutnya.
4. Bila invoice belum dibayar saat periode berakhir, Pengelola mendapat masa tenggang 7 hari dengan Layanan tetap berjalan penuh.
5. Setelah masa tenggang, Tenant menjadi baca-saja selama 30 hari. Data tetap dapat dilihat dan diekspor, tetapi tidak dapat diubah. Layanan kembali penuh segera setelah invoice dibayar.
6. Pengelola dapat menghentikan langganan kapan saja melalui menu Langganan atau email. Layanan tetap aktif sampai akhir periode yang sudah dibayar. Biaya yang sudah dibayar tidak dikembalikan, termasuk sisa periode langganan tahunan, kecuali sebagaimana diatur dalam Bagian 13 (penghentian Layanan oleh Penyedia).
7. Langganan dianggap berakhir pada saat yang paling awal di antara:
   • akhir masa baca-saja;
   • akhir periode yang sudah dibayar setelah Pengelola menghentikan langganan;
   • tanggal pengakhiran menurut Bagian 13.
8. Setelah langganan berakhir, Pengelola dapat meminta ekspor data. Data Tenant dihapus paling lambat 90 hari setelah langganan berakhir, dan salinan backup offsite terhapus otomatis dalam 30 hari berikutnya.

7. Akun dan penggunaan yang dapat diterima

1. Pengelola menunjuk Super Admin dan bertanggung jawab atas seluruh akun yang dibuat di Tenant-nya, termasuk menonaktifkan akun pengurus atau staf yang tidak lagi bertugas.
2. Setiap Pengguna wajib menjaga kerahasiaan password dan segera melapor bila akunnya disalahgunakan.
3. Pengguna dilarang:
   • memasukkan data yang melanggar hukum atau hak orang lain;
   • memakai Layanan untuk mengirim spam, menagih pihak yang bukan Penghuni, atau tujuan lain di luar pengelolaan kawasan;
   • mencoba mengakses Tenant lain atau data yang bukan haknya;
   • menguji celah keamanan tanpa izin tertulis, membebani Layanan secara tidak wajar, atau melakukan rekayasa balik.
4. Penyedia dapat menangguhkan akun yang melanggar ayat 3. Untuk pelanggaran yang tidak membahayakan pihak lain, Penyedia memberi tahu Pengelola terlebih dahulu bila memungkinkan.

8. Pembayaran iuran Penghuni

1. EstateOS adalah alat bantu administrasi. Penyedia bukan pihak dalam hubungan iuran antara Pengelola dan Penghuni dan tidak pernah menerima atau menampung dana iuran.
2. Pengelola bertanggung jawab atas keabsahan tarif dan tagihan iuran, penggunaan dana, serta pertanggungjawabannya kepada Penghuni.
3. Transfer manual: Penghuni membayar langsung ke rekening yang didaftarkan Pengelola.
   • Pengelola wajib memastikan rekening tersebut benar dan atas nama yang sah.
   • Demi keamanan, rekening pembayaran tambahan baru tampil kepada Penghuni setelah jeda waktu tertentu, dan setiap perubahan rekening diberitahukan kepada para pengurus.
4. Pembayaran otomatis (Virtual Account/QRIS) tersedia setelah Pengelola memiliki sub-akun pada penyedia jasa pembayaran berizin Bank Indonesia, yaitu PT Nusa Satu Inti Artha (DOKU), dan lolos verifikasi penyedia tersebut.
   • Dana masuk langsung ke sub-akun Pengelola.
   • Biaya transaksi, pencairan, dan ketentuan lain mengikuti perjanjian antara Pengelola dan penyedia jasa pembayaran.
5. Penyedia tidak bertanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan yang disebabkan bank, penyedia jasa pembayaran, atau kesalahan data rekening yang dimasukkan Pengelola. Penyedia akan membantu menelusuri masalah tersebut.

9. Data Kawasan dan pelindungan data pribadi

1. Data Kawasan adalah milik Pengelola. Penyedia tidak menjual Data Kawasan dan tidak menggunakannya untuk iklan.
2. Terhadap Data Pribadi dalam Data Kawasan, Pengelola adalah Pengendali dan Penyedia adalah Prosesor menurut UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Bagian ini merupakan perjanjian pemrosesan data antara para pihak, sebagai berikut:
   • Pokok, sifat, dan tujuan pemrosesan: menyimpan dan mengolah Data Kawasan secara elektronik untuk menjalankan fitur Layanan yang dipakai Pengelola.
   • Jangka waktu: selama langganan dan masa penghapusan pada Bagian 6 ayat 8.
   • Jenis data dan subjek data: sebagaimana tercantum dalam Bagian 3 Kebijakan Privasi.
   • Instruksi: Penyedia hanya memproses Data Kawasan atas instruksi Pengelola, yaitu melalui penggunaan Layanan, pengaturan Tenant, atau permintaan tertulis, kecuali diwajibkan hukum.
   • Kerahasiaan: personel Penyedia yang mengakses Data Kawasan terikat kewajiban kerahasiaan dan hanya mengakses data bila diperlukan untuk dukungan, pemeliharaan, atau pemulihan.
   • Keamanan: Penyedia menerapkan langkah keamanan sebagaimana tercantum dalam Bagian 6 Kebijakan Privasi.
   • Subprosesor: Penyedia menggunakan subprosesor yang tercantum dalam Kebijakan Privasi. Penyedia memberi tahu Pengelola sekurang-kurangnya 30 hari sebelum menambah atau mengganti subprosesor. Pengelola dapat menolak dengan menghentikan langganan.
   • Bantuan: Penyedia membantu Pengelola memenuhi permintaan hak subjek data, penilaian dampak, dan pemeriksaan kepatuhan yang wajar.
   • Kegagalan pelindungan data: Penyedia memberi tahu Pengelola paling lambat 24 jam setelah mengetahui adanya kegagalan pelindungan data yang menyangkut Data Kawasan.
   • Akhir pemrosesan: Data Kawasan diekspor atas permintaan Pengelola, lalu dihapus sesuai Bagian 6 ayat 8.
3. Pengelola bertanggung jawab memastikan dasar pemrosesan yang sah, termasuk memberi tahu Penghuni bahwa datanya dikelola menggunakan EstateOS.
4. Admin platform Penyedia hanya masuk ke Tenant atas permintaan Pengelola untuk keperluan dukungan. Setiap akses semacam itu tercatat dalam jejak audit.

10. Ketersediaan, backup, dan dukungan

1. Penyedia menargetkan ketersediaan Layanan 99% per bulan, di luar pemeliharaan terjadwal. Target ini bersifat upaya terbaik dan tidak disertai kompensasi otomatis.
2. Pemeliharaan terjadwal dilakukan pukul 23.00–06.00 WIB, dengan pemberitahuan sekurang-kurangnya 24 jam sebelumnya bila diperkirakan menyebabkan gangguan.
3. Database dan file unggahan dibackup setiap hari. Backup disimpan 7 hari di server dan 30 hari di Google Cloud Storage wilayah Indonesia.
4. Dukungan tersedia melalui halo@nusantaraplatform.com pada Senin–Sabtu, 09.00–18.00 WIB. Gangguan yang membuat Layanan tidak dapat digunakan ditangani dengan prioritas tertinggi.

11. Batasan tanggung jawab

1. Layanan disediakan sesuai kondisinya. Penyedia akan memperbaiki kesalahan yang dilaporkan dalam waktu yang wajar, tetapi tidak menjamin Layanan bebas dari kesalahan.
2. Sejauh diizinkan hukum, tanggung jawab Penyedia atas klaim apa pun terkait Layanan dibatasi sebesar biaya langganan yang telah dibayar Pengelola dalam 12 bulan terakhir. Selama masa coba atau bila belum ada pembayaran, batasnya Rp1.000.000 (satu juta rupiah).
3. Penyedia tidak bertanggung jawab atas:
   • kerugian tidak langsung, seperti kehilangan keuntungan;
   • sengketa antara Pengelola dan Penghuni;
   • kerugian akibat kelalaian Pengguna menjaga akunnya.
4. Batasan pada Bagian ini tidak berlaku untuk kerugian akibat kesengajaan atau kelalaian berat Penyedia, atau untuk pelanggaran kewajiban pelindungan data pribadi oleh Penyedia.
5. Bila Layanan tidak dapat digunakan lebih dari 72 jam berturut-turut karena kesalahan Penyedia, Pengelola berhak atas perpanjangan masa langganan sepanjang gangguan tersebut.

12. Hak kekayaan intelektual

1. Perangkat lunak, merek EstateOS, dan dokumentasi Layanan adalah milik Penyedia.
2. Pengelola memperoleh hak pakai yang tidak eksklusif dan tidak dapat dialihkan selama berlangganan.
3. Masukan dari Pengelola dapat digunakan untuk memperbaiki Layanan tanpa kewajiban kompensasi.

13. Penangguhan dan pengakhiran oleh Penyedia

Penyedia dapat menangguhkan atau mengakhiri Layanan bila:

• Pengelola melakukan pelanggaran berat terhadap Syarat ini dan tidak memperbaikinya dalam 14 hari setelah diberi tahu; atau
• penangguhan atau pengakhiran diwajibkan oleh hukum atau perintah instansi berwenang.

Bila Penyedia menghentikan Layanan EstateOS secara keseluruhan, Penyedia akan memberi tahu sekurang-kurangnya 90 hari sebelumnya, memberikan ekspor data, dan mengembalikan secara prorata biaya untuk periode yang sudah dibayar tetapi tidak dapat digunakan.

14. Perubahan Syarat

Penyedia akan memberi tahu perubahan material melalui aplikasi atau email Pengelola sekurang-kurangnya 30 hari sebelum berlaku. Bila tidak setuju, Pengelola dapat menghentikan langganan sebelum perubahan berlaku.

15. Hukum yang berlaku dan penyelesaian sengketa

1. Syarat ini diatur oleh hukum Negara Republik Indonesia.
2. Sengketa diselesaikan lebih dulu secara musyawarah dalam 30 hari sejak salah satu pihak memberi tahu adanya sengketa.
3. Bila musyawarah tidak berhasil, sengketa diselesaikan melalui Pengadilan Negeri Yogyakarta.

16. Lain-lain

1. Syarat ini dan Kebijakan Privasi merupakan satu kesatuan perjanjian. Penawaran tertulis untuk Paket Enterprise dapat menambah atau mengubah ketentuan tertentu.
2. Bila ada ketentuan yang tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan, ketentuan lain tetap berlaku.
3. Pemberitahuan resmi dikirim ke email Super Admin Pengelola dan ke halo@nusantaraplatform.com untuk Penyedia.
4. Syarat ini dibuat dalam Bahasa Indonesia. Terjemahan bahasa Inggris hanya untuk kemudahan.

Kontak

PT Nusantara Platform Digital · Yogyakarta · halo@nusantaraplatform.com · Privasi: privasi@nusantaraplatform.com