Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara PT Nusantara Platform Digital ("Penyedia", "kami") memproses Data Pribadi dalam layanan EstateOS, yang dapat diakses di app.estateos.nusantaraplatform.com. Kebijakan ini disusun berdasarkan:
- Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP");
- Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 2026 tentang peraturan pelaksanaan UU PDP ("PP 33/2026");
- Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Istilah yang dipakai:
- "Pengelola": badan pengelola kawasan yang berlangganan EstateOS, misalnya badan pengelola atau estate management, developer, yayasan, perkumpulan, paguyuban, RT/RW, atau koperasi.
- "Penghuni": pemilik atau penyewa unit di kawasan yang dikelola Pengelola.
1. Dua peran kami
| Data | Peran Penyedia | Siapa yang menentukan tujuan pemrosesan |
|---|---|---|
| Data akun, kontak, langganan, dan tagihan Pengelola (Bagian 2) | Pengendali Data Pribadi | Penyedia |
| Data kawasan yang dimasukkan atau dikumpulkan Pengelola melalui EstateOS, seperti data Penghuni, unit, tagihan iuran, pembayaran, keluhan, dan tamu (Bagian 3) | Prosesor Data Pribadi | Pengelola, sebagai Pengendali |
Untuk data pada Bagian 3, kami hanya memproses data atas perintah Pengelola, sesuai perjanjian berlangganan dan kebijakan ini.
Penghuni yang ingin menggunakan hak atas datanya sebaiknya menghubungi Pengelola kawasannya terlebih dahulu. Kami akan membantu Pengelola memenuhi permintaan tersebut. Bila Pengelola tidak dapat dihubungi, Penghuni dapat menghubungi kami (Bagian 9).
2. Data yang kami kendalikan
| Jenis data | Tujuan | Dasar pemrosesan | Masa retensi |
|---|---|---|---|
| Nama, email, nomor telepon, dan jabatan pengurus atau penanggung jawab Pengelola; nama dan alamat kawasan | Membuat akun dan tenant, melaksanakan perjanjian, mengirim pemberitahuan layanan | Pemenuhan kewajiban perjanjian | Selama berlangganan + 5 tahun |
| Data langganan dan penagihan: paket, jumlah unit, invoice, riwayat pembayaran langganan, NPWP bila diperlukan untuk faktur | Penagihan dan kewajiban perpajakan Penyedia | Pemenuhan kewajiban hukum | 10 tahun (UU KUP Pasal 28 ayat 11) |
| Isi komunikasi dukungan dan permintaan demo (email/formulir) | Menangani pertanyaan, demo, dan gangguan | Pemenuhan kewajiban perjanjian / kepentingan yang sah | 2 tahun sejak komunikasi terakhir |
| Catatan keamanan akun Pengelola: riwayat login, alamat IP, perangkat (user agent) | Mencegah penyalahgunaan dan menyelidiki insiden | Kepentingan yang sah | 1 tahun |
Kami tidak menggunakan data tersebut untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak memasang pelacak atau analitik pihak ketiga di aplikasi EstateOS.
3. Data yang kami proses atas nama Pengelola
EstateOS menyimpan data berikut di dalam tenant milik Pengelola. Data setiap tenant terpisah dari data tenant lain.
- Pengguna aplikasi (pengurus, staf, dan Penghuni):
- nama, email, nomor telepon, peran, dan status akun;
- password yang disimpan dalam bentuk hash (bcrypt), sehingga tidak dapat dibaca siapa pun, termasuk kami.
- Penghuni dan unit:
- nomor unit/blok;
- status hunian (pemilik atau penyewa);
- tanggal mulai dan selesai menghuni;
- dokumen penghuni yang diunggah Pengelola, misalnya salinan KTP atau kontrak sewa.
- Tagihan dan pembayaran iuran:
- tagihan per unit dan riwayat pembayaran;
- bukti transfer yang diunggah Penghuni;
- catatan verifikasi bendahara;
- nomor Virtual Account/QRIS dan referensi transaksi untuk pembayaran otomatis;
- saldo deposit unit.
- Rekening pembayaran kawasan: nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening Pengelola.
- Layanan kawasan: isi keluhan beserta foto, pemesanan fasilitas, pengumuman, serta aset dan catatan pemeliharaan.
- Tamu dan akses: nama dan nomor telepon tamu, unit yang dikunjungi, serta waktu masuk dan keluar.
- Keuangan kawasan: kas, pengeluaran, dan laporan.
- Catatan keamanan: jejak audit perubahan data, alamat IP, dan perangkat (user agent).
Pengelola menentukan data mana yang dimasukkan dan berapa lama data tersebut disimpan selama berlangganan.
Setelah langganan berakhir:
- Pengelola dapat meminta salinan (ekspor) data;
- data tenant dihapus paling lambat 90 hari setelah langganan berakhir;
- salinan backup offsite terhapus otomatis dalam 30 hari berikutnya.
4. Pembayaran
EstateOS mendukung dua cara pembayaran iuran:
- Transfer manual: Penghuni mentransfer langsung ke rekening Pengelola, lalu mengunggah bukti transfer.
- Pembayaran otomatis: melalui Virtual Account atau QRIS pada sub-akun milik Pengelola di PT Nusa Satu Inti Artha (DOKU), penyedia jasa pembayaran berizin Bank Indonesia.
Kami tidak pernah menampung dana iuran Penghuni.
Data kartu atau rekening Penghuni tidak melewati dan tidak disimpan oleh EstateOS. Proses pembayaran sepenuhnya ditangani DOKU dan bank atau penerbit pembayaran. Kepada DOKU kami hanya mengirim data yang diperlukan untuk membuat tagihan, yaitu label unit atau nama, nominal, dan referensi tagihan. Untuk pembayaran langganan Pengelola, kami juga mengirim nama dan email penanggung jawab.
5. Di mana data disimpan dan siapa yang dapat mengaksesnya
- Data disimpan di Indonesia, pada Google Cloud wilayah Jakarta (asia-southeast2).
- Backup database dan file unggahan dibuat setiap hari. Backup disimpan di server selama 7 hari dan di Google Cloud Storage wilayah Indonesia selama 30 hari.
- Kami menggunakan subprosesor berikut:
| Subprosesor | Layanan | Data |
|---|---|---|
| PT Google Cloud Indonesia (Google Cloud) | Server, penyimpanan, dan backup | Seluruh data pada Bagian 2 dan 3, dalam bentuk tersimpan |
| Google Workspace (Google) | Pengiriman email notifikasi (tagihan, verifikasi pembayaran, reset password) dan kotak masuk dukungan | Nama, email, isi pemberitahuan |
| PT Nusa Satu Inti Artha (DOKU) | Pembayaran langganan dan pembayaran iuran otomatis | Data pada Bagian 4 |
- Bila notifikasi WhatsApp diaktifkan di kemudian hari, nomor telepon dan isi pemberitahuan akan dikirim melalui penyedia WhatsApp Business. Kami akan memperbarui kebijakan ini sebelum fitur tersebut diaktifkan.
- Akses oleh tim Penyedia dibatasi pada personel yang memerlukannya untuk pemeliharaan, backup, pemulihan, dan dukungan teknis. Akses dilakukan melalui akun Google Cloud dengan autentikasi dua langkah dan tercatat.
- Admin platform dapat masuk ke tenant atas permintaan Pengelola untuk keperluan dukungan (fitur impersonation). Setiap akses semacam ini tercatat dalam jejak audit.
- Kami hanya mengungkapkan data kepada otoritas bila diwajibkan peraturan perundang-undangan, dan sedapat mungkin memberi tahu Pengelola terlebih dahulu.
- Kami tidak mentransfer Data Pribadi ke luar wilayah hukum Indonesia. Bila suatu saat diperlukan, kami akan memenuhi ketentuan transfer Data Pribadi dalam UU PDP dan PP 33/2026 serta memberi tahu Pengelola sebelumnya.
6. Keamanan
Langkah keamanan utama kami:
- seluruh koneksi dienkripsi dengan HTTPS;
- password disimpan sebagai hash;
- sesi login disimpan dalam cookie HttpOnly yang tidak dapat dibaca skrip;
- sesi dibatalkan otomatis saat password, peran, atau status akun berubah;
- pembatasan percobaan login;
- hak akses berdasarkan peran (Super Admin, Admin, Staf, Penghuni);
- Penghuni hanya dapat melihat data unit dan tagihannya sendiri;
- pemisahan data antar-tenant pada setiap permintaan;
- jejak audit;
- database tidak terbuka ke internet;
- penambahan rekening pembayaran baru mewajibkan konfirmasi password, dan rekening baru baru aktif setelah jeda waktu tertentu;
- backup harian dengan salinan offsite yang tidak dapat dihapus dari server.
7. Cookie dan penyimpanan di perangkat
EstateOS hanya memakai cookie yang diperlukan agar layanan berfungsi, yaitu cookie sesi login. Browser Anda juga menyimpan beberapa informasi non-rahasia:
- pilihan bahasa;
- nama perumahan terakhir yang dipilih di halaman login;
- informasi tampilan sesi.
Informasi ini dapat dihapus melalui pengaturan browser. Kami tidak memakai cookie iklan atau pelacak.
8. Kegagalan pelindungan data
- Data yang kami kendalikan (Bagian 2): kami memberi tahu orang yang terdampak dan lembaga yang berwenang secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam, sesuai UU PDP Pasal 46. Pemberitahuan memuat data yang terungkap, kapan dan bagaimana data terungkap, serta upaya penanganan dan pemulihan.
- Data kawasan (Bagian 3): kami memberi tahu Pengelola paling lambat 24 jam setelah mengetahuinya. Dengan begitu Pengelola dapat memenuhi kewajibannya sebagai Pengendali, termasuk memberi tahu Penghuni.
9. Hak Anda
Sesuai UU PDP, Anda berhak:
- mendapat informasi tentang pemrosesan data Anda;
- mengakses dan memperoleh salinan data;
- memperbaiki data yang tidak akurat;
- menarik persetujuan, bila pemrosesan berdasarkan persetujuan;
- meminta penghapusan atau pemusnahan data;
- menunda atau membatasi pemrosesan;
- mengajukan keberatan;
- mendapat data dalam format yang umum digunakan.
Penghuni dapat melihat data akunnya di menu Profil dan mengganti password sendiri. Perbaikan data lain, misalnya nama atau nomor telepon, diajukan ke Pengelola kawasan. Permintaan terkait data pada Bagian 2 dikirim ke privasi@nusantaraplatform.com.
Kami akan memverifikasi identitas Anda dan menanggapi paling lambat 3 × 24 jam sejak permintaan diterima, sesuai PP 33/2026. Bila hak Anda tidak dapat dipenuhi karena kewajiban hukum, kami akan menjelaskan alasannya. Contohnya kewajiban Pengelola menyimpan catatan keuangan kawasan.
10. Anak
EstateOS ditujukan bagi pengurus kawasan dan Penghuni dewasa. Pengelola tidak boleh membuat akun untuk anak tanpa persetujuan orang tua atau wali.
11. Lingkungan demo
Lingkungan demo di demo.app.estateos.nusantaraplatform.com hanya berisi data contoh dan dikembalikan ke kondisi awal setiap hari. Jangan memasukkan data pribadi sungguhan ke lingkungan demo.
12. Perubahan kebijakan
Kami akan memberi tahu perubahan material melalui aplikasi atau email Pengelola sekurang-kurangnya 30 hari sebelum berlaku. Versi dan tanggal berlaku tercantum di bagian atas dokumen ini.
13. Kontak
Petugas Pelindungan Data Pribadi PT Nusantara Platform Digital · privasi@nusantaraplatform.com · Yogyakarta.
Pertanyaan umum dan dukungan: halo@nusantaraplatform.com.